Im Rahmen des Digitalen Meldewesens und der Digitalen Gästekarte werden drei E-Mails versendet:
Quick Checkin E-Mail
Diese Mail wird an die E-Mail-Adresse des Hauptgastes versendet, um das Vervollständigen der notwendigen Meldedaten durch den Gast selbst zu ermöglichen.
Diese Mail beinhaltet einen Link zum Quick Checkin Formular.
Standardmäßig wird die Quick Checkin Mail 14 Tage vor Anreise des Gastes versendet und nochmal 2 Tage vor Anreise als Erinnerung, falls der Gast den Quick Checkin noch nicht genutzt hat.
E-Mail zur Aktivierung der Digitalen Gästekarte / Hochschwarzwald Card
Diese Mail wird an die E-Mail-Adresse des Hauptgastes versendet, um das Aktivieren der Digitalen Gästekarte / Hochschwarzwald Card im Benutzerkonto des Hauptreisenden zu ermöglichen. Über den Link in dieser Mail gelangt der Gast zur Aktivierung der Digitalen Gästekarte.
E-Mail zur erfolgreichen Aktivierung der Digitalen Gästekarte / Hochschwarzwald Card
Diese Mail wird an die E-Mail-Adresse des Hauptgastes versendet, um Ihm mitzuteilen, dass die digitale Gästekarte / Hochschwarzwald Card nun für Ihn bereit steht in seinem im Benutzerkonto. Über den Link in dieser Mail gelangt der Gast zur aktivierten digitalen Gästekarte.
Automatischer Versand auf Basis der Meldescheinstatus
| Quick Checkin Mail | Mail zur Aktivierung der Digitalen Hochschwarzwald Card | Aktivierungsbestätigung |
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Meldeschein ist erfasst + verifiziert
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Meldeschein ist vervollständigt
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Gästekarte wurde mit allen Leistungen aktiviert und steht bereit.
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Die Infos, welche Mails bereits automatisch versendet wurden, finden sich unter «Historie anzeigen» im
Meldeschein.
Manueller Versand über Funktionen im Meldewesen
Die Quick Checkin Mail und die Mail zur Aktivierung der Digitalen Gästekarte können auch nochmals manuell über den Meldeschein versendet werden. Beispielsweise für den Fall, dass der Gast eine Mail versehentlich gelöscht hat. Dazu werden die Funktionen «Mail für Quick Checkin senden» und «Mail für digitale Gästekarte senden» verwendet.
Die Verfügbarkeit dieser Funktionen ist wiederum abhängig vom Meldescheinstatus:
| «Mail für Quick Checkin senden» | «Mail für digitale Gästekarte senden» |
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Verfügbar bei Meldescheinstatus «erfasst + verifiziert» und wenn E-Mail-Adresse des Hauptgastes hinterlegt ist.
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Verfügbar bei Meldescheinstatus «vervollständigt» und wenn E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
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